작년 서울 노원구에서 발생한 10억 횡령 사건에 이어, 올해 1월에 전북 익산시 소재 아파트에서 발생한 횡령사건, 서대문 10억 횡령 사건 등 잊혀질 만 하면 공동주택의 횡령 사건이 지속적으로 터지고 있다.

실제적으로 99% 정직한 회계담당자들 속에서 횡령을 하는 몇몇 사람들로 인하여, 많은 선량한 회계직원들이 오해와 편견을 받고 있다. 어느 직업이나 마찬가지이지만, 소수의 종교인이 잘못을 하면, 그 종교 자체가 욕을 먹고, 관련 업종의 범죄가 일어나면 매출이 급격하게 하락하는 것과 비슷한 맥락이라고 볼 수 있을 것 같다.

그러나 대부분의 회계담당자들이 선량함에도 불구하고, 횡령에 대해 걱정할 수 없는 이유는 단 한가지이다. 정말 횡령을 저지르는 경리가 존재하기 때문이다. 옛말에 열 포졸이 한 도둑 못잡는다는 말이 있듯이 횡령을 예방하는 것이 쉬운 일은 아니지만, 필자가 이십여 년 정도 공동주택 관련 업종에 근무하면서 듣거나 접해본 횡령에 방법에 대해서 이야기를 나누며, 막을 수 있는 횡령에 대해서는 예방하고자 하는 차원에서 글을 써보고자 한다.

첫째, 가장 피해가 클 수있는 횡령방법은 다른 곳에 입금해야 할 내역을 본인 통장으로 입금하는 방식이다. 이는 물건값이나 공사비를 과대청구하여, 일부는 업체에 일부는 본인의 통장에 입금한다. 또한 원천세 등을 과대 징수하여 일부는 납부하고 일부는 본인의 통장에 입금한다.

예방법은 지출결의서와 기안 그리고 입금증, 통장 등을 지출 후 바로 실물 확인하도록 한다. 현금으로 금액을 횡령하는 것이 아니라, 금액이 크다면 반드시 은행으로 송금을 할 것으로 생각되므로, 결재를 받을 당시, 계약서, 세금계산서 발행자, 업체 통장명을 반드시 확인하고 입금자명과 동일한 금액으로 동일하게 입금되었는지를 반드시 확인한다. 이것만으로도 횡령의 반은 줄일 수 있다고 생각된다.

둘째, 가장 일반적인 방법으로 관리외수입에 의한 횡령이다. 관리외수입 등을 현금으로 수령하여 통장에 입금하지 않고 본인이 가지는 방식의 횡령이다. 그래서 대부분의 대형 위탁사에서는 관리외수입 등을 현금으로 받지 말고, 반드시 통장으로 거래하도록 지침을 내리고 교육을 하고 있다. 필자의 옆단지의 커뮤니티 직원이 코인세탁기에서 코인 수거를 했는데, 그 당시 그 직원이 퇴사하고 나서 경리직원이 비슷한 시기에 수거를 했을 때, 한 30~50만원 정도의 차이가 났었다는 이야기를 듣고, 합리적인 의심이 들 수 밖에 없었다.

예방법으로는 현금수령을 지양하고 통장으로 입금받도록 하고, 현금을 불가피하게 수거시에는 반드시 다른 직원이나 입주민중 감사 등과 동행하여 횡령의 여지가 없도록 하여야 겠다.

셋째, 전출자 중간관리비의 미차감 혹은 일부차감을 통해서 차액을 가지고 방식이다. 이 방식은 중간관리비를 정산해주고 현금으로 받는 경우에 발생하기도 하고, 일부는 차액분을 환급해줄 때 해당자에게 환급해주지 않고 제 3자(혹은 본인)의 통장으로 대체하는 방법으로 알고 있다.

예방법으로는 현금으로 관리비를 받는 것을 지양하고, 중간괸리비를 부과시 전액을 차감하거나, 부과완료 후 수납하고, 불가피하게 현금으로 환급해야 하는 경우에는 중간관리비 정산내역에 대해서 관리소장이 사인하고, 지출 시 반드시 입금계좌 등을 확인하도록 하여야 겠다.

넷째, 전기료, 난방비 등 자동이체 금액을 지로납부와 출금을 동시에 하여, 지로로 납부하고 출금한 전기료, 난방비 등을 본인 통장으로 이체하여 사용하는 방식이다. 한 경리가 자금지출을 하는데, 지로납부의 경우에는 통장에서 납부가 가능한데, 은행 출금전표까지 같이 도장을 받아서 이런 방식으로 횡령하였다는 이야기를 들은 적이 있다.

예방법으로는 관리규약에 맞추어 전기료, 난방비 등은 자동이체 방식으로 전환하여, 대형단지의 경우는 2~5억 이상의 큰 금액에 대해서 출금전표 등이 발생하는 일이 없도록 하여야 한다. 물론, 자동이체 통장에 금액이 부족하여 이체하는 경우도 있으니, 그것까지 색안경을 끼고 보는 일은 없어야겠다.

다섯째, 단지내 임대료나 장기수선충당금에서 금액을 인출하여 사적으로 사용하는 경우이다. 한 단지 소장이 주식투자를 위해 단타로 회사 돈으로 구매 후, 차익이 생기면 바로 팔고, 회사에 금액을 환입할 생각이었으나, 손해를 보는 바람에 횡령 및 자살로 안타깝게 마무리 된 일이 있었다.

예방법으로는 서로 신뢰하는 것은 매우 유익한 일이지만, 경리직원은 통장과 비밀번호를 관리소장과 입주자대표는 각각의 직인을 보관하고, 출금 시 직인을 날인함으로써 사사로운 인출이 없도록 하여야 한다. 특히 관리소장이 업무적으로는 상관이지만, 횡령의 제안을 할 경우에는 회계담당자가 단호히 거절하여야 할 것이다.

여섯 번째, 미수관리비, 수납금액 등 미입금 등으로 처리하는 방식이다. 특히 지방의 경우에 노인들이 은행에 직접방문하거는 것을 어려워하여, 관리소에 직접 납부하는 경우도 있다고 한다.

예방법은 관리비 금액을 현금으로 받는 것을 지양하고, 만약에 불가피하게 받게 되더라도 반드시 당일내 입금하도록 하고, 관리자는 미수관리비와 회계비교를 통하여 미수관리비 대장의 금액이 회계와 일치하는지 확인하도록 한다.

일곱 번째, 법인세 등 세금 금액을 위조로 횡령하는 방식이다. 이는 법인세가 100만원인 경우 서류 위조를 통해 200만원으로 수정하여, 납부차액에 대해서 본인이 사용하는 방식이다.

이에 따라 서류를 위조하는 방식으로 한다.

예방법은 금액 납부 후, 납부 영수증과 금액을 명확히 확인하고, 기안 작성시 전체적인 서류 에 총액과 납부 총액확인 후, 납부액을 확인한다.

여덟 번째, 아파트 물품 구매시, 개인의 물품을 함께 구매하는 횡령 방식이다.

회사의 물건을 구매는 대부분 경리가 하게 된다. 관리실 내에서 사용하는 커피나, 휴지 등을 구매하는데 어떤 몰지각한 경리는 본인 아이 기저귀를 함께 구매하는 것을 영수증을 확인하다가 황당해서 물어보니, 실수로 구매했다고 하여 실소를 금할 수 가 없었다.

예방법은 현금 사용은 가능하면 지양하고, 체크카드 등을 사용하고, 현금 사용후에 사진과 영수증을 대지하여 관리소장의 결재를 득하는 것이 좋겠다.

횡령을 위해서는 대부분 잔액증명서 위조 및 회계계정과목을 악용한다. 이에 관리자는 통장의 실물을 확인하고 지출 후에는 반드시 실물 확인을 하도록 해야 한다. 회계계정과목 악용으로 지급하지 않았지만 지급한 것처럼 보이는 가지급금, 들어오지 않았지만 들어온 것처럼 보이는 가수금, 나누어 부과하는 선급비용 등을 이용하여 부과한다. 이에 대해 관리자는 재무제표 부속명세서상에 반드시 각 각의 계정과목을 명확하게 기재하고, 특히 가수금, 가지급금, 선급비용, 예수금, 미수금, 미지급금 등 계정과목의 내역을 명확하게 확인하도록 한다.

사실 10억이라는 돈을 횡령을 했다는 이야기를 들으면, 대부분의 관리직원들은 다들 놀란다. 필자 역시도 관리사무소라는 투명한 회계처리 기준속에서 어떻게 횡령을 했는지 의구심이 든다. 그 의구심은 곧 바쁜 일상속으로 뭍혀진 듯 보이지만, 입주민들의 마음속에는 작은 의심의 씨앗들이 씨를 뿌린 채로 남아 있게 된다.

여러 가지 횡령사건을 통해서 가장 직접적인 피해를 본 것은 분명히 그 단지와 관련된 위탁사, 관리소장, 입주자 대표회의, 그 단지의 입주민들 그리고 횡령한 이들의 가족이기도 하겠지만, 같은 직종에서 근무하고 있다는 이유로 오해 받는 모든 경리들과 관리인들 역시 큰 의미에서의 피해자라고 생각한다.

한명의 욕심으로 인해 많은 사람의 피해와 본인이 목숨을 끊는 등의 비극으로 마무리될 수도 있는 횡령사건, 관리자들이 지출에 대해 한번 더 확인하고, 조심하여 아예 횡령에 대한 생각을 할 수 없도록 한다면, 횡령이 완전히 방지되지는 않겠지만, 적어도 덜 발생할 수는 있지 않을까 싶다는 생각을 하며 안타까운 마음이다.

근간 서울시 표준관리규약 제10장 관리주체의 업무 및 책임 제101조(직무교육 등) ② 회계담당 직원은 관할 지방자치단체 또는 전문기관이 실시하는 직무교육을 연 1회 반드시 이수하여야 한다. 항을 신설하였다. 필자가 확인해보니 아직 명확한 방식이나 기준을 확립되지 않은 것으로 보여, 반갑기도 하고 안타깝기도 하였다. 물론 일년에 1회의 직무교육으로 회계담당자들의 업무능력이 얼마나 향상 되고, 횡령에 대한 예방에 대한 효과가 있을지는 미지수지만, 직무교육의 의무화라는 신호탄이 회계담당자들의 업무에 대해 중요성을 인식한다는 의미라는 생각이 들었다. 이후 공동주택 및 집합건물 회계 담당자들의 업무 능력의 향상과 윤리의식 교육이 지속적으로 개발되고, 코로나 시대에 발맞추어서 온라인 교육으로 개발된다면 더욱 좋을 것으로 생각되며, 서울시 뿐만 아니라, 전국의 많은 지자체로 널리 퍼져나갔으면 좋겠다는 생각을 하며 횡령이 없는 깨끗한 공동주택이 되는데 조금이나마 도움이 되길 기대하며 글을 맺는다.

   ㈜이지집합건물회계컨설팅

    대 표 백 선 애